Politique de confidentialité

1. Introduction et responsable du traitement

L'administration communale de Silly (ci-après « la commune », « nous », « notre ») attache une importance fondamentale à la protection de vos données à caractère personnel et au respect de votre vie privée.

La présente politique vous informe de la manière dont nous collectons, utilisons, conservons et protégeons vos données personnelles lorsque vous utilisez le site silly.be, conformément au :

• Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données (RGPD)
• Loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel
• Recommandations de l'Autorité de protection des données (APD)

Responsable du traitement

Au sens du RGPD, l'administration communale de Silly est le responsable du traitement des données à caractère personnel dont elle dispose. Ses coordonnées et celles de ses représentants légaux sont les suivantes :

Délégué à la protection des données (DPO)

En tant qu'autorité publique, la commune a désigné un Délégué à la protection des données (DPO) conformément à l'article 37 du RGPD. Il est chargé d'informer et de conseiller la commune, tout en contrôlant l'application de la législation et de la réglementation interne en matière de données personnelles. Le DPO constitue votre point de contact pour toute question relative à la protection de vos données ; n'hésitez pas à le contacter.

Cette adresse est bien l'adresse de contact officielle de notre Délégué à la protection des données. Celui-ci étant un prestataire externe intervenant pour plusieurs administrations communales et CPAS, cette adresse est utilisée pour centraliser et traiter les demandes relatives à la protection des données pour les différentes entités concernées.

2. Données collectées et finalités du traitement

Vous pouvez consulter le site silly.be et les pages Facebook de la commune sans communiquer aucune information personnelle vous concernant. La commune collecte et traite néanmoins vos données à caractère personnel dans le cadre de ses missions de service public (état civil, population, taxes, permis, aides sociales, candidatures à un emploi…) ainsi que lors de l'utilisation de certaines fonctionnalités du site silly.be. La présente politique décrit ces deux volets.

2.1 Données traitées dans le cadre des missions communales

Selon la démarche concernée, les catégories de données à caractère personnel que la commune est susceptible de traiter sont notamment :

• Les données d'identification (nom, prénom, date de naissance…) dans le cadre des actes d'état civil, d'un enregistrement à la population, d'une demande de permis, d'une candidature à un emploi, etc. ;
• Les données de contact (adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone) ;
• Les données bancaires (numéro de compte en banque) dans le cadre du recouvrement des taxes ;
• Les données financières et patrimoniales (dettes, propriétés immobilières, baux) ;
• Les données judiciaires (casier judiciaire, sanctions administratives).

Lorsque nous ne collectons pas ces données directement auprès de vous, elles proviennent des bases de données publiques auxquelles nous avons accès pour réaliser nos missions, par exemple le registre national.

Ces données sont recueillies et traitées pour, entre autres :

• La gestion des registres de l'état civil et de la population ;
• La délivrance des cartes d'identité ;
• La gestion des taxes et redevances ;
• La gestion des permis divers ;
• La gestion des relations avec le public.

Cette liste est donnée à titre d'exemple et n'est pas exhaustive. La commune ne traite vos données que sur la base d'au moins un des fondements de l'article 6 du RGPD : le respect d'une obligation légale à laquelle elle est soumise, l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique, votre consentement pour une ou plusieurs finalités spécifiques, ou l'exécution d'un contrat (ou de mesures précontractuelles prises à votre demande). Vos données ne sont traitées que par le personnel de la commune et ses sous-traitants, aux seules fins décrites, et ne sont jamais utilisées dans un autre cadre que celui annoncé.

2.2 Données collectées via les formulaires de contact

Via le formulaire de contact (Contact Form 7, messages archivés par Flamingo), nous collectons :

Les messages reçus via le formulaire de contact sont archivés dans Flamingo à des fins de suivi et de traçabilité. Ils ne sont jamais utilisés à des fins commerciales.

2.3 Données de navigation et d'audience

Via Google Analytics (intégré au moyen de Site Kit by Google), et uniquement après votre consentement, nous collectons des données relatives à votre navigation :

Votre consentement est recueilli par le bandeau Axeptio, puis transmis à Google par son « mode consentement » (Consent Mode). Tant que vous n'avez pas accepté la mesure d'audience, ou si vous la refusez, Google Analytics ne dépose ni ne lit aucun cookie sur votre terminal.

La balise de Google envoie alors seulement des mesures sans cookie : la date et l'heure, la page consultée et la page de provenance, des informations techniques sur votre navigateur et l'état de votre consentement. Ces mesures portent un numéro tiré au hasard à chaque page : elles ne permettent pas de vous reconnaître d'une page à l'autre. Google les utilise pour estimer la fréquentation de manière globale. Google Analytics 4 n'enregistre ni ne conserve les adresses IP.

2.4 Données techniques de sécurité

Via Solid Security, certaines données sont traitées automatiquement pour protéger le site : l'adresse IP (détection et blocage des tentatives d'intrusion) et les journaux d'accès (intégrité et sécurité du site). Ces traitements reposent sur l'intérêt légitime de la commune à sécuriser son infrastructure (Art. 6.1.f RGPD).

2.5 E-mails transactionnels

Via FluentSMTP, les e-mails envoyés depuis le site (confirmations de formulaire, notifications) transitent par un serveur SMTP. Les données transmises se limitent à l'adresse e-mail du destinataire et au contenu du message.

2.6 Carte interactive

La carte interactive du site repose sur la bibliothèque libre Leaflet et les fonds de carte OpenStreetMap. Aucun cookie publicitaire ni service de cartographie commercial (type Google Maps) n'est utilisé. Les fonds de carte sont chargés depuis les serveurs d'OpenStreetMap, qui peuvent enregistrer votre adresse IP à des fins techniques.

2.7 Géolocalisation sur la carte interactive

Sur les cartes du site, le bouton « Me localiser » affiche votre position. Dans la liste des circuits, le bouton « Autour de moi » classe les circuits du plus proche au plus lointain. Ces deux fonctions n'utilisent votre position que si vous l'autorisez dans votre navigateur.

Votre appareil calcule cette position, et elle reste dans votre navigateur. Elle n'est transmise ni à la commune ni à un tiers. Elle n'est pas enregistrée et disparaît quand vous quittez la page. Vous pouvez retirer l'autorisation à tout moment dans les réglages de votre navigateur.

Les fonds de carte affichés autour de vous sont chargés depuis les serveurs d'OpenStreetMap, comme pour toute consultation de la carte (point 2.6). Ces serveurs reçoivent donc votre adresse IP et les portions de carte demandées, qui correspondent à la zone où vous vous trouvez.

3. Durées de conservation

Nous ne conservons vos données que le temps strictement nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées :

À l'expiration de ces délais, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible. Dans le cadre de ses missions de service public, la commune conserve toutefois vos données pendant la durée fixée par les dispositions légales applicables ; au-delà, celles-ci sont détruites conformément à sa politique d'archivage. Cette politique respecte les lois et règlements relatifs à la gestion et à la conservation des archives publiques, sous la surveillance des Archives de l'État.

4. Destinataires des données

Vos données personnelles sont traitées par les services communaux concernés par votre demande. Elles peuvent également être transmises aux sous-traitants suivants, agissant pour le compte de la commune :

5. Vidéosurveillance

L'administration communale de Silly est responsable du traitement des images captées par ses caméras de surveillance. Ce traitement repose sur une mission d'intérêt public et s'effectue dans le respect de la loi du 21 mars 2007 réglant l'installation et l'utilisation de caméras de surveillance (« loi caméras »), du RGPD et de la loi belge du 30 juillet 2018.

Finalités du traitement

Les images issues des caméras de surveillance sont traitées afin de :

• permettre aux services compétents (services de police, services de secours, etc.) d'intervenir immédiatement en cas d'infraction, de dommage, d'incivilité ou d'atteinte à l'ordre public, et de guider au mieux ces services dans leur intervention ;
• coordonner la sécurité lors des événements significatifs susceptibles d'avoir un impact sur l'ordre public et la sécurité de la population ;
• suivre l'évolution des situations d'urgence afin d'en coordonner la gestion.

Durée de conservation

Les images sont conservées 30 jours, conformément à la loi caméras du 21 mars 2007.

Vos droits sur les images

• Droit d'accès : vous pouvez obtenir, sur demande, des informations sur les images vous concernant. Pour cela, vous devez nous communiquer le jour, la date et l'heure de votre passage, et celui-ci ne doit pas être associé à une autre personne.
• Droit à la limitation : vous pouvez obtenir la limitation du traitement de vos données, conformément à la législation applicable.
• Droit d'opposition : vous pouvez vous opposer, à tout moment et pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données. La commune cessera alors le traitement, à moins qu'il existe des motifs légitimes et impérieux prévalant sur vos intérêts, droits et libertés, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
• Droit de rectification : ce droit n'est pas réalisable dans le cadre d'une surveillance par caméra.

Pour toute demande d'exercice de vos droits, veuillez utiliser le formulaire disponible en ligne ou à l'accueil, en y joignant une copie de votre carte d'identité, et contacter notre Délégué à la protection des données à l'adresse Place communale 18, 7830 Silly, ou par e-mail à dpd@cpas-bernissart.be. Toute plainte peut par ailleurs être adressée à l'Autorité de protection des données (voir la section « Droit de réclamation »).

6. Assistante conversationnelle Sillya

Le site propose une assistante conversationnelle, « Sillya », qui répond aux questions des visiteurs à partir des contenus publiés sur le site communal (pages, actualités, documents). Il s'agit d'un programme automatique reposant sur un modèle de langage (intelligence artificielle). Il est signalé comme tel dans l'interface, conformément à l'article 50 du règlement (UE) 2024/1689 sur l'intelligence artificielle.

Données traitées

Sont traités le texte des questions que vous saisissez, les réponses générées et les pages du site citées en source, ainsi qu'un identifiant de session aléatoire créé dans votre navigateur pour relier les messages d'une même conversation, le temps de votre visite. Aucune adresse IP, aucun identifiant de compte et aucune donnée de navigation ne sont enregistrés avec la conversation.

L'assistante n'a pas besoin de savoir qui vous êtes : nous vous invitons à ne communiquer aucune donnée à caractère personnel dans vos questions (nom, adresse, numéro de registre national, situation familiale, revenus, état de santé…). Pour toute demande qui concerne votre situation, adressez-vous au service compétent par téléphone, au guichet ou par le formulaire de contact.

Finalités et base légale

L'assistante fournit une information générale sur les services et démarches communaux, dans le cadre de la mission d'intérêt public de la commune (article 6.1.e du RGPD). Les conversations conservées servent à améliorer le site : une question restée sans réponse signale une information manquante ou difficile à trouver.

Sous-traitant et localisation

La génération des réponses est confiée à Mistral AI SAS (Paris, France), sur des serveurs situés dans l'Union européenne. Les questions et les extraits du site nécessaires à la réponse lui sont transmis pour ce seul traitement. Ils ne sont pas utilisés pour l'entraînement de ses modèles et ne font l'objet d'aucun transfert hors de l'Union européenne. La base de connaissance de l'assistante (index des contenus du site) est hébergée avec le site, chez OVH SAS (France).

Durée de conservation

Les conversations sont conservées 90 jours dans la base de données du site, puis supprimées automatiquement.

Limites

Les réponses sont générées automatiquement à partir du contenu du site et peuvent contenir des erreurs ou être incomplètes. Elles ne constituent ni une décision, ni un avis, ni un engagement de la commune : seules les informations confirmées par le service compétent font foi. L'assistante ne prend aucune décision vous concernant et n'évalue pas vos droits à une aide, une prestation ou une autorisation ; ces demandes sont toujours examinées par une personne.

Vos droits

Les droits décrits à la section « Vos droits » s'appliquent. Une conversation n'étant reliée à aucun identifiant vous concernant, la commune ne peut la retrouver qu'à partir du contenu exact de vos messages et de leur date.

7. Vos droits

Conformément au RGPD et à la loi belge du 30 juillet 2018, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

Comment exercer vos droits

Pour exercer vos droits, complétez le formulaire de demande d'exercice des droits sur vos données à caractère personnel et renvoyez-le, daté et signé, accompagné d'une copie recto/verso de votre carte d'identité :

• par e-mail à notre Délégué à la protection des données : dpd@cpas-bernissart.be ;
• ou par courrier à : Administration communale de Silly, Place communale 18, 7830 Silly.

La copie de votre carte d'identité nous permet de vérifier votre identité afin de garantir le respect de votre vie privée et la sécurité de vos données. La commune s'engage à répondre dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande, délai pouvant être prolongé de deux mois en cas de demande complexe ou de nombre élevé de demandes. Il se peut que nous ne puissions pas donner suite à votre demande en raison de contraintes légales ou des droits de tiers ; dans ce cas, notre refus sera motivé.

Télécharger le formulaire (PDF) (nouvelle fenêtre)

8. Droit de réclamation auprès de l'autorité de contrôle

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que le traitement de vos données personnelles constitue une violation du RGPD, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente :

9. Sécurité des données

La commune met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, qu'elle réévalue et actualise régulièrement, pour protéger vos données contre toute perte, falsification, accès non autorisé, divulgation accidentelle, altération ou destruction, notamment :

• Chiffrement des communications via le protocole HTTPS (TLS)
• Protection active du site via Solid Security (pare-feu applicatif, blocage d'adresses IP malveillantes)
• Accès aux données restreint aux seules personnes habilitées, dans la mesure nécessaire à leurs fonctions
• Sauvegardes régulières des données hébergées
• Mises à jour régulières de WordPress, du thème et des extensions

Par ailleurs, chaque membre du personnel est tenu au respect du secret professionnel, tant au cours de son activité qu'après la cessation de celle-ci, conformément aux articles 36 et 50 de la loi organique de 1976 et à l'article 458 du Code pénal.

10. Mineurs

Le site silly.be ne s'adresse pas spécifiquement aux mineurs de moins de 13 ans (seuil fixé par la loi belge du 30 juillet 2018 pour le consentement aux services de la société de l'information). Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles concernant des enfants. Si vous êtes parent ou tuteur et constatez qu'un mineur nous a transmis des données, veuillez contacter notre Délégué à la protection des données à dpd@cpas-bernissart.be afin que nous procédions à leur suppression.

11. Limitation de responsabilité

La responsabilité de la commune est limitée aux dommages directs, à l'exclusion de tout dommage indirect. La commune ne peut être tenue responsable de tout dommage résultant d'une manipulation illégitime commise par des tiers sur les données à caractère personnel (vol de données, virus, hameçonnage ou autres infractions informatiques), ni d'une manipulation illégitime commise par la personne concernée elle-même ou par un sous-traitant.

Notre site internet peut contenir des liens hypertextes vers d'autres sites, mis à votre disposition à titre indicatif, que nous ne gérons pas et ne contrôlons pas. La commune décline toute responsabilité quant au contenu de ces sites et aux dommages pouvant résulter de leur consultation. Nous vous recommandons de lire attentivement les règles de protection de la vie privée de chaque site que vous visitez, ces règles pouvant différer de la présente politique.

12. Modifications de la politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique à tout moment, notamment afin de nous conformer à toute évolution légale, réglementaire ou technique. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page. La version en vigueur est celle disponible sur le site web de la commune ou dans ses locaux. En cas de modification substantielle, vous en serez informé via le bandeau de gestion des cookies du site.

13. Droit applicable et juridiction compétente

La présente politique est régie par le droit belge. Tout litige lié à la présente politique fera l'objet d'une tentative de médiation amiable. En cas d'échec, le litige sera soumis à la compétence des tribunaux de l'ordre judiciaire de l'arrondissement du Hainaut, sans préjudice de la faculté pour la commune de saisir toute autre juridiction compétente si elle le juge opportun.

14. Politique de cookies

Qu'est-ce qu'un cookie ?

Un cookie est un petit fichier texte déposé sur votre terminal (ordinateur, smartphone, tablette) lors de votre visite sur un site web. Il permet au site de reconnaître votre terminal lors de visites ultérieures, de mémoriser vos préférences et de collecter des informations sur votre navigation. Certains cookies expirent à la fermeture du navigateur (cookies de session), d'autres persistent pour une durée déterminée.

Cadre légal applicable

L'utilisation des cookies est régie par le RGPD, par la directive 2002/58/CE dite « ePrivacy » et, en Belgique, par la loi du 13 juin 2005 relative aux communications électroniques. Tout cookie non strictement nécessaire au fonctionnement du site requiert votre consentement préalable, libre, éclairé et spécifique.

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Gestion de votre consentement

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